Лайфхаки для эффективной работы

Установите время для отвлечений

Ваш коллега пришел к вам обсудить проект, но вы сейчас заняты. Как можно быстрее огласите рамки времени, на которое вы готовы прерваться.

Например: «У меня совещание через 10 минут» или «Мне через 5 минут надо позвонить клиенту».

Перебивайте сами себя

Иногда не получается взять ситуацию под контроль. Кстати, часто это можно понять заранее: коллега расслаблен, говорит неторопливо, не касается важных тем - похоже, у него сегодня мало работы. Если всплывают темы погоды, новостей и сплетен, можно вежливо «закруглить» разговор, не обидев человека. Прямо посередине фразы попробуйте перебить сами себя: внезапно остановитесь, скажите, что у вас мало времени, и вернитесь к своим делам.

Пример: «Кстати, мы тоже с семьей ездили на отдых… Ох! Прости, отчет, над которым работаю, нужно сдать уже через час. Мне нужно к нему вернуться. Продолжим завтра?».

Личностный рост, или Поймайте Пульс Ниндзя

Предлагаем упражнение от Эрика Ларссена, норвежского автора и тренера по личностному росту, которое поможет сосредоточиться: «Однажды я посмотрел фильм, в котором была сцена с дракой. На меня произвел большое впечатление ниндзя, который во время драки притворился мертвым. Враг наклонился над ним, не обнаружил пульса и решил, что он мертв, но, конечно, ошибся! В следующее мгновение ниндзя вскочил и одолел врага. Человек, присутствующий в настоящем, умеет успокаивать себя. С той поры я начал учиться контролировать свой пульс: делал глубокие вдохи и потом медленно выдыхал. Так я погружался в состояние внутреннего покоя, независимо от того, каким было утро и что будет сегодня: гребная регата, экзамен или обычный школьный день. Это упражнение я делаю до сих пор и называю его Пульс Ниндзя.

Хотите поймать свой Пульс Ниндзя? Закрывайте глаза и считайте про себя: 1, 2, 3, 4, 5, 6… 31, 32, 33, 34, 35, 36. В момент самого глубокого и замедленного дыхания вы и есть Ниндзя".

Повышайте осознанность

Вот еще одна полезная техника от Эрика Ларссена: «Не так давно мы с коллегами вели занятие в Осло и предложили упражнение. Мы спросили: «Что вы считаете самым важным в жизни? Перечислите 16 вещей».

 Что в вашей жизни самое важное? Это серьезный вопрос, но мы задаем его себе довольно редко. Сделайте это упражнение сейчас. Поначалу слушатели были ошарашены: им казалось, что 16 пунктов - это очень много. Но стоило начать писать, как они вспомнили многое: любовь, друзья, семья, дети, хорошее здоровье, достижения, искусство, осознанность.

После мы попросили каждого вычеркнуть 5 пунктов — наименее важных из 16. Затем — еще 3 пункта. Потом еще 4. И еще 1. Наконец, в каждом списке осталось всего 3 пункта. Это было трудно. Придумать и записать 3 самых важных вещи совсем не то, что вычеркнуть 13 и оставить только 3.

Упражнение дается нелегко, потому что вы сознательно вычеркиваете важное для себя. Но это повышает вашу осознанность".

Отключите уведомления

Если ваш мозг постоянно атакуют разнообразные оповещения, то с каждым их ударом у вас остается все меньше и меньше сил, чтобы сопротивляться им. На рабочем компьютере допустимы лишь уведомления от календаря о назначенной встрече, а на смартфоне - уведомления лишь от вашего банка. Любые другие события могут и подождать.

Следуйте минутному правилу

Когда задача простая, следуйте «минутному правилу»: если требуется пара минут, не вносите ее в ежедневник - сделайте сразу. Зачем откладывать и множить дела? Лучше быстро разобраться и двигаться дальше.

Если проект масштабный, бросать работу и переходить к нему будет, скорее всего, бессмысленно - все равно не успеете. И в итоге не закончите текущие дела и пропустите новые сроки.

Выясняйте временные рамки заданий и, исходя из этого, расставляйте приоритеты.

Освойте искусство отказов

Запомните, неспособность сказать «нет» - это профессиональная болезнь совестливых людей. Она способна загнать вас в положение вечно перегруженного и переутомленного человека. Учитесь вежливо отказывать людям в их просьбах.

Для того чтобы вежливо отказать, надо произнести приблизительно следующее: «Я с радостью исполнил бы вашу просьбу, если б у меня было время». Убедите себя в том, что ответ «нет» - правильный и уместный. Поймите, что, произнося слово «нет», вы оказываете любезность. Вы предупреждаете, что сейчас вы - не тот человек, который сможет наилучшим образом решить поставленную задачу.

Дышите осознанно

Это упражнение легко усвоить и повторить любому человеку. Оно, как любое дыхательное упражнение, важно для достижения осознанности, счастья, гармонии с собой и окружающим миром.

Вдыхая, концентрируйтесь на вдохе и говорите себе: «Вдыхая, я знаю, что вдыхаю». Выдыхая, концентрируйтесь на выдохе и говорите: «Выдыхая, я знаю, что выдыхаю». Это упражнение позволит очистить разум и душу от негатива, ваша злость уйдет, вы станете более осознанным человеком.

Дополнительным эффектом будет более четкая концентрация внимания на чем-то одном.

Упростите список дел

Планирование и составление списка дел - одни из главных инструментов тайм-менеджмента. Но не всем они помогают, так как заметки превращаются в хаотичный поток мыслей на бумаге. Один из способов повысить продуктивность - выбрать три самых важных и выполнимых цели на текущий день.

Напряжение спадет, а вы испытаете прилив энергии, вычеркивая пункты. Другая эффективная стратегия - чередовать увлекательные дела и скучные обязанности. Если долгое выполнение монотонных заданий лишает вас всяческого энтузиазма, планируйте следом выполнение более активной работы.

У вас должно быть два списка: один для работы, другой - для дома. Составьте список «На поговорить». Если у вас есть круг лиц, с которыми вы общаетесь довольно часто, и у вас регулярно возникают вопросы к ним, то в этом случае можно воспользоваться приемом экономии масштаба: Вы назначаете с человеком (с одним или по отдельности) периодические встречи с открытой повесткой. Когда у вас возникает вопрос к человеку, вы не задаете его сразу же, вы заносите этот вопрос в список «На поговорить», созданный специально для этого человека.

Периодическую встречу вы начинаете с обзора результатов действий, выполненных с момента предыдущей встречи. На встрече вы обсуждаете вопросы из списка «На поговорить» один за другим, отмечая принятые решения и намеченные следующие действия по каждому вопросу.

По мотивам книг «Джедайские техники», «Максимальная концентрация», «Не отвлекайте меня», «От срочного к важному».

Источник: газета "СПЕКТР"